正社員でもアルバイトでも、選考に関する書類は個人情報です。しっかりした取扱いをするように社内でルールを定めておく必要があります。履歴書の紛失や担当者以外の閲覧、郵送間違えはご法度です。選考以外の目的で個人情報を利用することも禁止されています。不採用が決まった時に履歴書を返却する場合はすぐに郵送をしなければいけませんし、こちらで破棄するという場合でも、あらかじめその旨を広告の段階で記しておかなくてはいけません。広告のスペースなどの問題で表記ができない場合は、電話を受けた段階などで説明をしなくてはいけません。

応募者は、就職を目指して採用活動を進めています。そのため不採用になった場合は次の会社を探さなくてはなりませんので、不採用になった場合はすぐに連絡をする必要があります。前もって、いつに採用不採用の連絡をするかという期間を伝えておけば、応募者も今後の今後の活動がスムーズになります。もし連絡をしない場合でも、何日までに連絡がなければ不採用ということをはっきり定めておかなくてはなりません。また、不採用を伝えにくいからと、応募者自身に辞退してもらうように促すのは絶対にやってはいけません。例えば最初に出した条件と違う条件を提示するなどをして、断るような流れをつくることです。これは企業の信用を落としてしまうことになりますし、悪い場合には訴えられてしまう必要があります。不採用の場合でも、無理に理由を付けて納得してもらう必要はあ
りません。履歴書などの個人情報をしっかり返却、もしくは事前に定めた方法で破棄をするなどをした上で、早めに不採用の連絡をすればトラブルにはなりにくいです。もしも不採用の理由を聞かれても、答える義務はありません。